ATENCION FOCALIZADA

         GESTION DE LA ATENCION

En el mundo que nos ha tocado vivir, es una imperiosa necesidad gestionar apropiadamente   la atenciόn a fin de  reasumir control de nuestra capacidad mental, y potenciar el tiempo útil para  lograr el cumplimiento de nuestros objetivos y metas.

En una época dominada por la tecnología de la informaciόn - twiter, facebook, google, etc., tener conciencia de cuales son las prioridades que debemos atender, lo mismo que las tareas a  realizar en cada momento, es realmente difícil. Estar  consciente del  prόximo paso a ejecutar, así como  evitar mirar el celular para controlar la última señal que reclama  nuestra atenciόn, para muchos, por así decirlo, es un imposible!!!

...y no solo, la sensaciόn de fatiga que provoca la abrumadora sobrecarga que genera la dispersiόn mental provocada por el cúmulo de compromisos que compiten por  el limitado tiempo que la vida social  impone, viene a ser una potentísima fuerza inductora  de evasiόn y procrastinaciόn, que mina la intenciόn de ejecutar las tareas  con efectividad.  Tendencialmente,  no es inusual bajar la guardia y  ceder al impulso de hacer actividades en apariencia  más gratificantes, que en las circunstancias nos hacen sentir liberados de la tensiόn que genera la sobrecarga: navegar en internet, buscar la tacita de café o recurrir al aperitivo, responder los últimos correos electrόnicos, etc...

Urge saber como retomar control de la situaciόn....

Una manera práctica de  tomar control de la situaciόn es metόdicamente procesar y priorizar las demandas de atenciόn y tiempo, y  proceder a su organizaciόn.  Sucesivamente, solo se necesita  reconocer y organizar las nuevas tareas que irían  arrivando, siguiendo  el criterio establecido.

Vale acotar que, la atención es el proceso que regula en el cerebro la direcciόn de los flujos de energía e informaciones.

La atención puede ser consciente, y en tal caso la misma se define atención focalizada, o por el contrario, puede ser no consciente, consecuetemente, se trataría de una atención no focalizada. Podemos dirigir la atención hacia un determinado objetivo, mantenerla o  redireccionarla;  estas capacidades son parte de las funciones ejecutivas del  cerebro. VéaseDamasio, 1997 La atenciόn focalizada tiene  el virtuoso poder de generar cambios estructurales en los esquemas neuronales.

Gestiόn del tiempo y la atenciόn

La matriz Eisenhower  es una herramienta  de uso común en la gestiόn del tiempo y la atenciόn, útil en el proceso de la toma de decisiones.  Se le da esta denominaciόn  en honor al expresidente de los Estados Unidos de América, Dwight  D. Eisenhower.  A él   se atribuye el siguiente aforismo:  lo importante raramente  es urgente;  lo urgente raramente  es importante. Esta matriz combina  las tareas tomando en consideraciόn las siguientes dos modalidades:  tareas urgentes  y tareas importantes.

La matriz aconseja utilizar la mayor parte del tiempo en los renglones que fueron incluidos  en los cuadrantes donde predominan las categorías  importantes, en lugar de las urgencias.

Los cuatro cuadrantes de la matriz se explican  a continuaciόn. Véase la ilustración  que se muestra más abajo.

Cuadrante                           Acciόn                    Cuadrante I:                                                          mportante – urgente              crisis   / reactiva /                  resolver                                                                   Cuadrante II:

          Importante – no urgen       planificar /                     proactiva

Cuadrante III:

No importante – no urgente   declinar / delegar

Cuadrante IV:

No Importanate – urgente                ordenar / delegar

Matriz Eisenhower 

Cuadrante I:

En  este cuadrante se incluyen los renglones considerados de alta importancia y  alta urgencia;  generalmente generan situaciones críticas, fuera del control del individuo. Representan circunstancias que llegan de repente, causales de  verdaderas crisis, las que obstaculizan el normal funcionamiento del quehacer cotidiano de la persona. Es recomendable manejarse con un plan de trabajo flexible, que facilite en tales situaciones el reordenamiento de las actividades a realizar, para evitar el caos que en tales circunstancias se podría originar.

Basta pensar que sucede cuando en el curso de la jornada de trabajo, con una apretada secuencia de compromisos, sorpresivamente el carro no funciona,  o  alguien en la casa acusa sintomas que requieren de asistencia médica. Obviamente, se modificará  el plan detrabajo previsto. Loaconsejable es manejarse con una agenda que permita  absorver los imprevistos, que facilite respuestas proactivas, sin mayores consecuencias.

Cuadrante II:

El segundo cuadrante incluye los asuntos altamente importantes, no urgentes. Estas son tareas que usualmente se incluyen en el listado de objetivos de alto significado en la vida de la persona.  Es fundamental poner particular atenciόn al elenco de actividades que se incluyen en este cuadrante, en razόn de que con mucha frecuencia las mismas son procrastinadas, sistemáticamente diferidas, saboteadas por el stress quegeneran las urgencias de la cotidianidad.

Las iniciativas incluidas en este cuadrante ofrecen a la persona  la oportunidad de actuar  proactivamente. Es aconsejable que estas tareas sean objeto de una cuidadosa  programaciόn. El uso de una herramienta soporte en el control del tiempo y la atenciόn, como el Cronograma de Actividades (Gantt Chart), por ejemplo, resulta un excelente recurso gestional.

Cuadrante III:

Los renglones de baja importancia, no urgentes,  se incluyen en este cuadrante. Estos renglones generalmente representan tareas que tienen un efecto mínimo en nuestros propόsitos de vida,. No obstante, ejercen presiόn en la mente de la persona, dada su permanente  presencia  en la lista mental de asuntos pendientes, generando insatisfacciόn.

Mejor sería buscar ayuda y delegar, o declinar  estas tareas, ya que lo más probable es que  su ejecuciόn  no necesariamente requiere   de nuestra directa participaciόn.  Ese tiempo prodría dedicarse a la realizaciόn de actividades más productivas; salvo que estas tareas no impliquen una satisfacciόn personal. En tal caso la participaciόn directa en la actividad resulta un comfort.

Cuadrante IV:

En este cuadrante se deben  incluir  tareas que tienen una baja importancia, pero que demandan con urgencia nuestra atenciόn. El continuo ringtone del celular anunciando un nuevo mensaje, las reuniones supuestamente urgentes, que bien  podrían ser mejor programadas, ciertas actividades multitasking, de poca contribuciόn a los objetivos estratégicos de la persona . Generalmente son asuntos que estimulan comportamientos reactivos, que de no ponerse en orden socaban el rendimiento y buen desempeño de la persona.

Una evaluación de la actitud en ámbito del marketing

Actitud,  atención  y competencias, son generadores del buen desempeño de una entidad. La retención y la captación de los clientes son eventos que reafirman  la  adecuada satisfacción  de  sus expectativas.

Con la satisfacción de los requerimientos de los clientes emergen feedbacks que marcan  las  buenas  respuestas  que una organización está dando a sus demandas.  

La retroalimentación que aporta  información  sobre el buen desempeño  de una entidad en el cumplimiento de los requerimientos de sus  clientes es un valor agregado, que estimula  el contínuo mejoramiento de las relaciones entre las organizaciones que interactúan. Es la base de una relación ganar – ganar.

Muchas empresas sistemáticamente realizan sondeos entre sus clientes, a fin de medir el nivel de satisfacción que con sus iniciativas están logrando en sus clientes; estos sondeos generalmente se llevan a cabo vía e-mail, teléfono, volantes  o a través de las relaciones interpersonales.

Las encuestas, como parte de un  sistema CRM (Customer Relation Management), son actividades  vitales en el proceso de investigación en los mercados; pueden ser conducidas por la misma empresa o a través de una entidad externa, especializada en tal actividad. En la ejecución de un sondeo  de opinión  se requieren  variadas competencias, tales como: estadística, psicología, comunicación, entre otras.

Vale puntualizar que, los clientes existentes, o potenciales, no son homogéneos; en general  tienen preferencias  diversas  y valoran los productos / servicios, lo mismo que sus  atributos (funcionalidad, precio, tiempo de respuesta, etc.), de maneras disímiles.De ahí que, en el diseño  de una estrategia de negocios se debe tomar en consideración la diversidad de apreciaciones que emergen en el mercado, identificando  con la mayor certeza  posible las características particulares de los clientes, y las modalidades comportamentales difusas  en los segmentos del mercado en el que se opera; tales segmentos vienen a ser el contexto  donde se identifican   las fuentes de los  recursos vitales.

Es incontrovertible el hecho que una organización que se ponga  como objetivo mercadológico satisfacer las necesidades de todos los potenciales clienes   en ese mercado, corre el riesgo de terminar dejando a muchos, por no decir a todos, irremediablemente   insatisfechos. Una buena visión de negocios es dirigir una  atención   focalizada  a segmentos targets del mercado referencial; ahí la importancia de la juiciosa segmentación de los mercados.

La segmentación es el proceso de partición de mercados en grupos de potenciales clientes con necesidades y/o características similares, con probabilidad de  análogos comportamientos de compras. La segmentación de un  mercado implica conocer los clientes y despacharles con precisión   lo que requieren, estableciendo  en el proceso una estracha interrelación. Véase Art Weinstein, Handbook of Market Segmentation, Routledge, 2004.